Satın alma harcamalarını yapay zekâyla incelemek: aynı ihtiyaca nerede farklı bedel ödüyoruz?

En düşük görünen tutar hangi birim için ödenmiş?

Satın alma ekibi aynı malzemeyi farklı fiyatlardan aldığını düşünüyor. Dosyada bir tedarikçi koli fiyatı, diğeri adet fiyatı kullanmış; üçüncüsünün taşıması satır dışında. Yapay zekâ yalnız sayıları sıralarsa pahalı görünen koliyi yanlış yere koyabilir. Harcama analizi, gerçekleşmiş işlemleri aynı kimlik ve kapsamda okuyarak incelenecek farkları bulur. Bir sonraki siparişin tedarikçisini otomatik seçmek bu analizin sonucu değildir.

CIPS harcama analizini geçmiş harcama verisini toplama, sınıflandırma ve inceleme süreci olarak açıklar; kayıt hatalarının temizlenmesi görünürlüğün parçasıdır. Aşağıdaki birim dönüşümleri ve inceleme kararları bu yazının özgün sentetik uygulamasıdır. Gerçek fiyat, piyasa araştırması veya ölçülmüş tasarruf verisi kullanılmaz.Kaynak: CIPS — Spend analysis

Kapsam Ağustos 2026’da teslimi gerçekleşmiş on iki sipariş satırıdır. Bütün tutarlar TL ve vergi hariç; kur farkı, iskonto ve iade bulunmadığı verilmiştir. Taşıma her satıra belgeli olarak atanmıştır ve başka satırda tekrar sayılmaz. Aynı tedarikçi adı birden fazla biçimde yazılsa da güvenilir V1/V2/V3 kimlikleri kaynak ana kartıyla doğrulanmıştır.

Adı düzeltirken işlem kimliğini koruyun

Paket içi adet 1 olan satır doğrudan adet alımıdır; diğerleri kolidir. Eldiven miktarı tek eldiven adedidir, çift değildir. M ve L bedenleri ayrı teknik ihtiyaçtır. M6 ile M8 cıvatalar da çapları farklı olduğu için aynı karşılaştırma grubuna girmez. Aynı özellikteki satırların malzeme ve kalite şartlarının eşdeğerliği örneğin teknik kartlarında doğrulanmış kabul edilir; gerçek dosyada bu teyit bulunmalıdır.

Kuzey ile Kuzey Ltd. tek V1 kimliğine bağlanır; iki siparişten biri silinmez. Ad benzerliği işlem tekrarına kanıt değildir. S1 ve S2 farklı gerçekleşmiş sipariş satırlarıdır. Birleştirilmiş tedarikçi başlığı altında ikisi de korunur. Teknik özelliği veya paket katsayısı eksik satırlar ise bedel toplamında kalıp fiyat karşılaştırmasında bekletilebilir. Bu ayrım, temizleme sırasında harcamanın sessizce kaybolmasını önler.

Önce adedi, sonra taşıma dahil fiyatı bulun

Ortak adet = alınan paket/adet sayısı × paket içi adet.
Ürün bedeli = alınan paket/adet sayısı × paket/adet fiyatı.
Toplam harcama = ürün bedeli + taşıma.
Ürün TL/adet = ürün bedeli / ortak adet.
Taşıma dahil TL/adet = toplam harcama / ortak adet.

S3’te 8 koli × 100 = 800 adet, ürün bedeli 8 × 850 = 6.800 TL, taşıma dahil tutar 7.200 TL’dir. 7.200 / 800 = 9 TL/adet bulunur. S12’nin ürün fiyatı 11 TL/adet ile contalarda düşük görünür; ancak taşıma eklendiğinde üç conta satırı da 12 TL/adettir. Taşımayı çıkarmak başka bir soruyu yanıtlar; başlıkta hangi fiyatın kullanıldığını açık yazın.

Ham ürün bedeli toplamı 53.400 TL, taşıma 1.950 TL, toplam harcama 55.350 TL’dir. Tedarikçi toplamları V1 için 18.500, V2 için 17.800, V3 için 19.050 TL olarak aynı tutara kapanır. Satır sayısı on iki kalır. Cıvata, eldiven ve conta adetlerini tek bir genel birim fiyatın paydasında toplamayın; tutarlar toplanabilir ama farklı ihtiyaçların adet ortalaması satın alma karşılaştırması değildir.

Fiyat farkını gerçekleşmiş tasarruf diye yazmayın

Geçmişteki düşük fiyatın bugün aynı koşulla alınabileceğini bilmiyoruz. Ödeme vadesi, teslim hızı, asgari miktar ve kalite kabulü yeni kararın parçalarıdır. S3 fiyatını bütün M6 alımlarına uygulayıp bir tutarı ‘kazanılmış tasarruf’ diye yazmak henüz gerçekleşmeyen bir karşılaştırmayı sonuç gibi sunar. Bu dosyanın tamamlanmış çıktısı, hangi kalemin hangi tedarikçiyle yeniden görüşüleceğini gösteren inceleme listesiyle sınırlıdır.

Bir sonraki adımda güncel teklifler gelirse mevcut teklif karşılaştırma rehberini kullanın. Orada zorunlu teslim koşulu ve alınacak miktar ayrıca değerlendirilir. Harcama tablosu hangi soruyu soracağınızı daraltır; teklif dosyası o ihtiyacın bugün hangi koşullarda karşılanabileceğini inceler. İki dosya aynı satır kimlikleri veya malzeme kartları üzerinden bağlanabilir, fakat geçmiş gerçekleşme ile yeni teklif farklı durumlar olarak kalmalıdır.

Temiz tablodan ham kayda geri dönebilin

S1–S12 sentetik siparişlerini V1/V2/V3 doğrulanmış kimliğiyle sınıflandır. Ham adları ve satır kimliklerini koru. Paket katsayılarıyla adedi, ürün bedelini ve taşıma dahil TL/adedi hesapla. M6/M8 ve M/L özelliklerini birleştirme. Ham ve temiz toplamları uzlaştır. Eşdeğer gruplarda inceleme fırsatı çıkar; eksik koşul ve sorumluyu yaz. Güncel teklif, satın alma emri veya gerçekleşmiş tasarruf uydurma.

• On iki kimlik temiz tabloda birer kez bulunuyor mu?
• Paket katsayılarının kaynağı ve teknik kapsamı açık mı?
• 53.400 + 1.950 = 55.350 TL iki tabloda da tutuyor mu?
• Taşıma her satırda bir kez mi sayılmış?
• Fırsat listesi yalnız eşdeğer ürünleri mi karşılaştırıyor?

Bağımsız kontrolde satır çarpımlarını elektronik tabloda yeniden üretin; modelin temiz tablosunu kopyalayıp toplamak ham veriye dönüş değildir. Sonra üç tedarikçi toplamını çapraz kontrol edin. Yuvarlamayı yalnız gösterimde yapın. Özellikle paket içeriğinin yanlış olması tutar toplamını değiştirmeyebilir; bu nedenle toplam kontrolünün yanına miktar ve teknik kart kontrolü de gerekir.

Ucuz görünen kolide daha az ürün varsa

Alıştırma: S3 için doğrulanmış paket kartı 100 yerine 80 adet göstersin. Sekiz koli, koli fiyatı 850 TL ve taşıma 400 TL aynı kalıyor. Yeni ürün ve taşıma dahil birim fiyatını bulun. M6 grubunun ilk inceleme adayını ve toplam harcamayı yeniden değerlendirin.

S3 ortak miktar 8 × 80 = 640 adet. Ürün fiyatı 6.800 / 640 = 10,625 TL/adet; taşıma dahil 7.200 / 640 = 11,25 TL/adet. M6 grubunda S4, 9,10 TL/adet ile en düşük gerçekleşmiş dahil fiyattır. Toplam harcama yine 55.350 TL; değişen miktar ve karşılaştırmadır.

Son dosyada bu düzeltmenin paket kartından geldiğini kaydedin ve eski S3 karşılaştırma notunu yenileyin. Tedarikçi değiştirilmiş veya yeni fiyat alınmış değildir. Hesap, kapsam ve karar notunun birlikte güncellenmesi, yapay zekâdan elde edilen analizin başka bir satın alma çalışanı tarafından da güvenle devralınmasını sağlar.