Satın almada yapay zekâ ile teklif karşılaştırma.

Hangi teklif aynı ihtiyacı karşılıyor?

Üç tedarikçiden gelen tekliflerde en düşük birim fiyat hemen göze çarpıyor. Fakat biri başka para birimiyle fiyat vermiş, biri daha fazla alım şartı koymuş, biri de ihtiyaç tarihinden sonra teslim edebiliyor. Yapay zekâdan seçenekleri sıralamasını istemeden önce karşılaştırmanın birimini tanımlayın. Aradığınız cevap yalnız ucuz ürün değil, belirli miktarı belirli koşullarda sağlayabilen teklif olmalıdır. Aksi halde model farklı soruların fiyatlarını aynı tabloda karşılaştırır.

Bu uygulamada bir etkinlik için 100 demo kutu gerekiyor. Teslim süresi, sipariş onayından itibaren en fazla 10 takvim günü; kutuların aynı teknik özelliği karşıladığı varsayılıyor. Bütün veriler sentetik, vergiler karşılaştırmanın dışında ve kur bir eğitim varsayımıdır. Gerçek kur, fiyat veya sözleşme yorumu sunulmuyor. Çalışmanın çıktısı satın alma emri değil, kontrol edilebilir kısa liste ve sonraki doğrulama sorularıdır.

Kaynağın söylediği koşulları koruyun

İhtiyaç: 100 kutu. Azami süre: sipariş onayından sonra 10 takvim günü.
Kur: yalnız bu örnekte 1 yabancı birim = 40 yerel birim.
Teknik uygunluk ve aynı vergi dışı kapsam doğrulanmış kabul edilir.
C'nin 20 fazla kutusunun başka kullanımından fayda varsayılmaz. A'da ödeme teslimden 30 gün sonra, B'de yarısı siparişte, C'de tamamı siparişte olduğundan nakit çıkış zamanları farklıdır. Finans sorumlusu ödeme kapasitesini ayrıca değerlendirir; varsayılan bir faiz oranıyla fiyat avantajı üretilmez.
Ödeme zamanları ayrı değerlendirilir; finansman maliyeti varsayılmadı. Teklif geçerliliği son karar öncesi doğrulanacak.

Ham teklifteki birim, minimum sipariş miktarı ve teslim başlangıç noktası korunmalıdır. ‘10 gün’ün takvim günü mü iş günü mü olduğu belirsizse tarihi tahmin ederek sıralamayın. Örnekte hepsinin takvim günü olduğu özellikle verilmiştir. B'nin yabancı para birimindeki taşıma bedeli de aynı dönüşümle çevrilir. Kurun kaynağı veya geçerli olduğu tarih gerçek dosyada bulunmalıdır; eski bir ekran görüntüsünü güncel maliyet gibi kullanmayın.

C'yi karşılaştırırken 100 × 28 hesabı yeterli değildir çünkü tedarikçi 120 kutudan az satmıyor. Fazla kutular işletmede daha sonra kullanılabilir; ancak bu fayda henüz gösterilmedi. İlk nakit çıkışı bütün satın alınan miktarı kapsar. Gereksiz görünen miktarı hesap dışında bırakmak veya gelecekteki faydayı bugünün indirimi gibi yazmak, kararın dayanağını değiştirir. İhtiyaç ve satın alınacak miktar ayrı sütunlarda tutulur.

Önce tutarı, sonra uygunluğu hesaplayın

B en düşük toplam tutara sahip olduğu halde 10 günlük zorunlu süreyi karşılamıyor. Bu yüzden mevcut kararın kısa listesinde A ve C kalır. A, verilen koşullarda 200 birim daha düşük toplam çıkış gerektirir. C'nin satın alınan kutu başına maliyeti yaklaşık 28,33 iken ihtiyacın 100 kutusuna karşı ödenen toplam 3400'dür. Bu iki oran farklı amaçlar içindir; 28,33 değerini tek başına en düşük ihtiyaç maliyeti diye sunmayın.

FinOps, maliyetin hangi iş birimine bağlandığının açık olmasını vurgular. Buradaki teklif karşılaştırması bu ayrımı kullanan özgün bir satın alma örneğidir.Kaynak: FinOps Foundation — Unit Economics

Zorunlu süreyi puan tablosuna düşük ağırlıklı bir satır olarak koymak uygun değildir. Çok ucuz fiyat, kullanılamayacak tarihte gelen ürünü bu ihtiyaç için uygun hale getirmez. Zorunlu şartlar geçildikten sonra kalite güvencesi, hizmet veya operasyon kolaylığı gibi tercihler değerlendirilebilir. Örneğimiz bu alanlara ait veri içermiyor. A'nın genel tedarikçi kalitesinin daha yüksek olduğu veya uzun vadeli en iyi seçenek olduğu sonucu çıkarılmaz.

Kısa listeyi açık sorularla teslim edin

Tedarikçinin sonradan verdiği indirim belirli miktara bağlıysa yeni tutarı bütün seçeneklere yaymayın. İndirimin uygulandığı kalem ve geçerli olduğu teklif sürümü ayrı kaydedilir. Taşıma veya minimum sipariş koşulu aynı kaldı mı sorusu da birlikte cevaplanır; tek bir düşük fiyat cümlesi karşılaştırmanın geri kalanını değiştirmez.

Mevcut 10 günlük ihtiyaç için B elendi; 14 günlük teslim süresi koşulu karşılamıyor.
A ve C süre koşulunu karşılıyor. A toplam 3200; C minimum miktar nedeniyle 3400.
Verilen bilgilerle A maliyet açısından ilk doğrulama adayıdır.
Son karar öncesi: ödeme koşulları, teklif geçerliliği, teknik kapsam ve teslim taahhüdünün dayanağı doğrulanacak.
C'nin fazla 20 kutusuna gelecekte kullanılacağı varsayılarak fayda yazılmadı.

Bu notun gücü, kazanan ilan etmekten çok karşılaştırmanın neden bu noktada durduğunu açıklamasıdır. Satın alma sorumlusu A'nın koşullarını teyit ederken yeni bir ek bedel çıkabilir. O durumda yalnız A toplamı güncellenir, diğer satırların hesabı korunur ve kısa liste yeniden değerlendirilir. Değişen fiyatın veya tarihin hangi kaynaktan geldiği kaydedilir. Sözlü bir beklenti ile yazılı teklif koşulu aynı kesinlikle sunulmaz.

Çıktıyı üç farklı yönden kontrol edin

Girdi: A/B/C teklifleri ve karşılaştırma sözleşmesi. Görev: satın alınacak miktarı ve bütün verilen bedelleri ortak birime çevir. Önce 10 günlük zorunlu koşulu uygula, sonra kalan toplamları karşılaştır. C'yi 100 kutu üzerinden fiyatlama; B taşımasını dönüşüm dışında bırakma. Çıktı: hesap tablosu, kısa liste ve açık sorular. Kontrol: her tutar yeniden hesaplanabilir olsun; verilmemiş kalite veya ödeme koşulu eklenmesin.

1. Aritmetik: miktar, taşıma ve dönüşüm doğru mu?
2. Kapsam: aynı ihtiyaç ve maliyet kalemleri karşılaştırılıyor mu?
3. Karar: zorunlu şart geçmeyen seçenek fiyatla geri alınmış mı?

Küçük alıştırma: İhtiyaç tarihi değişsin ve en fazla 15 gün kabul edilsin. B artık süre koşulunu karşılar ve 2760 tutarla ilk maliyet adayı olur. A'ya göre fark 440'tır. Ancak ödeme ve geçerlilik bilgileri hâlâ eksiktir; tarih değişikliği bu boşlukları kapatmaz. Bu sonuç, önceki B elemesinin tedarikçi hakkında genel bir yargı değil, belirli ihtiyaç koşuluna bağlı karar olduğunu gösterir.

Kendi dosyanızda tekliflerin özgün metnini ve ortaklaştırılmış tabloyu ayrı tutun. Yapay zekâ ilk tabloyu çıkarabilir; satın alma sorumlusu kaynak koşullarını ve hesapları doğrular. Son dosyada teklif sürümü, karşılaştırma tarihi ve kullanılan varsayımlar yer aldığında aynı çalışma başka bir kişi tarafından da sürdürülebilir. Bir sonraki müzakere, en ucuz rakamın peşinden gitmek yerine hangi koşulun değiştirilmesinin sonucu etkilediği üzerinden yürütülebilir.