Depo sayım farklarını yapay zekâyla araştırmak: eksik stok mu, yanlış kesim zamanı mı?

Fiziksel sayımla hangi ekran görüntüsünü karşılaştırıyorsunuz?

Depoda A malzemesi bir rafta eksik, diğer rafta fazla görünüyor. Ekip kayıp kaydı açmadan önce sabahki transferin sisteme ne zaman girildiğini soruyor. Transfer sayımdan önce yapılmış ama öğleden sonra kaydedilmişse öğlen ekranı fiziksel durumun tamamını anlatmaz. Yapay zekânın ilk görevi farkın nedenini tahmin etmek değil, stok hesabındaki bütün hareketleri aynı sayım anına getirmektir. Ardından açıklanamayan fark ayrı incelenir.

Microsoft’un sayım açıklaması, fiziksel miktarla kayıtların kontrol edilmesini ve farkların inceleme sürecine alınmasını ele alır. Bu makaledeki zaman günlüğü, formüller ve sorumlu listesi özgün sentetik uygulamadır; bir ERP’de otomatik stok düzeltme talimatı değildir.Kaynak: Microsoft Learn — Cycle counting

Sayım tarihi 18 Eylül 2026, kesim saati 12.00, saat dilimi Europe/Istanbul. Bütün miktarlar adettir. Açılış 08.00 anına aittir; 08.00 ile 12.00 arasındaki hareketler kullanılacaktır. Bu örnekte bütün lokasyonlar aynı anda sayılmış, sayım sırasında hareket olmamış ve yolda transfer stoku bulunmamıştır. Gerçek sayımlar farklı saatlerde yapılıyorsa tek kesim varsayımı kullanılmadan her lokasyonun zamanı ayrı uzlaştırılmalıdır.

Açılış, fiziksel sayım ve hareket günlüğü ayrı kaynaklardır

H3 tek bir transfer belgesidir: 25 A, L1’den çıkıp L2’ye aynı anda girmiştir. İki ayrı hareket satırıyla saklanıyorsa aynı transfer kimliğiyle iki taraf bağlanmalıdır; bu tabloda tek olayın iki ucu bulunur. H5 de aynı kurala tabidir. H1 dış giriş, H2/H4/H7 dış çıkıştır. H6’nın olayı 12.30 olduğundan öğlen sayımına dahil değildir; rapor hazırlanırken sistemde görünmesi bunu değiştirmez.

H3 ve H7 için olay saati belgeyle doğrulanmıştır; yalnız geç kayıt olduğundan bunlar sayım anındaki beklenen stoğa eklenir. Belgesi olmayan bir açıklamayı doğru kabul edip farkı kapatmayın. Açılışın aynı malzeme, lokasyon ve stok statüsünü kapsadığını da doğrulayın. Kullanılabilir stok ekranı ile karantina dahil fiziksel toplam farklı kapsamlar olabilir. Bu küçük örnekte statü ayrımı yoktur; gerçekte alan ayrıca korunmalıdır.

Lokasyon hesabını kapatın, transferleri çift taraflı işleyin

Beklenen stok = açılış + kesime kadar gerçekleşen girişler − kesime kadar gerçekleşen çıkışlar.
Fiziksel fark = fiziksel sayım − beklenen stok.
Pozitif fark fazla, negatif fark eksik görünür; neden henüz kanıtlanmış değildir.
Transfer çıkış lokasyonunda eksi, giriş lokasyonunda artıdır; malzemenin toplamını değiştirmez.

Yalnız öğlene kadar sisteme girilen kayıtlara bakarsanız A/L1 bekleneni 105, A/L2 bekleneni 20 olur. Fiziksel farklar −25 ve +25 görünür. H3’ün 11.00 olay saati doğrulanınca beklenenler 80 ve 45’e döner, iki fark kapanır. D/L1’de de H7 atlanırsa −5 görünür; belgeyle doğrulanan çıkış işlendiğinde fark sıfırlanır. Bu kapanışlar kayıp bulunmadığına dair genel iddia değildir; belirli farkların zaman kesimiyle açıklanmasıdır.

Malzeme toplamı ikinci bir kontrol sağlar: A için 120 açılış + 20 giriş − 15 çıkış = 125; iki lokasyon 80 + 45 = 125 eder. B bekleneni 90, fiziki toplamı 88’dir. C bekleneni ve fiziki toplamı 80; D bekleneni 35, fiziki toplamı 36’dır. B’deki eksi ikiyle D’deki artı biri mahsup edip tek bir kayıp miktarı yorumlamayın; farklı malzemeler farklı araştırma kayıtlarıdır.

Sıfırlanan farkla açıklanmayan farkın işini ayırın

B için kayıp, hırsızlık veya hatalı tüketim sonucu yazmak için kanıt yoktur. Tekrar sayım aynı eksi ikiyi verse bile sadece miktarı doğrular; nedeni kanıtlamaz. D’deki fazla adet yanlış etiketlenmiş başka bir malzeme olabilir, ama bu da henüz varsayımdır. İnceleme kaydında gözlem, olası açıklama ve istenecek belge ayrı alanlarda tutulmalıdır. Yapay zekâ bu ayrımı koruyarak iş sahibinin araştırmasını düzenleyebilir.

Fark için stok düzeltmesi gerekiyorsa yetkili kurum süreci izlenir. Bu yazının hesabı kendiliğinden düzeltme fişi veya muhasebe kaydı oluşturmaz. İnceleme belgesi ile işlem onayı aynı şey değildir. Rapor hazırlığında kullanılan veri görünümünü de kaydedin; öğleden sonra yeniden alınan canlı liste farklı kayıtlar içerebilir. Anlık görüntü rehberi, bütün satırların aynı veri anına ait olduğunu kontrol etme ihtiyacını tamamlar.

AI’ın yorumundan önce hareketleri yeniden yürütün

18 Eylül 08.00 açılışı, H1–H7 ve 12.00 fiziksel sayımı kullan. Olay ve kayıt saatlerini ayır. Olay saati kesime kadar olan belgeli hareketleri işle; H6’yı dahil etme. Transferi iki lokasyonda birer kez uygula. Sekiz satır için beklenen, fiziksel ve fark ver; malzeme toplamlarını ayrıca uzlaştır. Neden uydurma, stok/yevmiye düzeltmesi yapma. Kanıtla açıklanan ve araştırılacak farklara ayrı sorumlu yaz.

• Sekiz malzeme/lokasyon çifti eksiksiz mi?
• H3 ve H5 toplam malzeme miktarını değiştirmiyor mu?
• H3/H7 olay saatiyle dahil, H6 hariç mi?
• Fiziksel miktar eksi beklenen işareti tutarlı mı?
• Sıfırlanan farkın belgesi ve kalan farkın sorumlusu açık mı?

Bağımsız kontrol için ham hareketleri elektronik tabloda malzeme ve lokasyona göre işaretli toplayın. Ardından tek tek transferleri kaynak belgesiyle eşleştirin. Aynı transferin çıkışını iki kez, girişini bir kez almak malzeme toplamı kontrolünde görünür. Yalnız genel toplamı karşılaştırmak ise bir lokasyondaki hatanın diğerini götürmesini saklayabilir. Satır kontrolü ve malzeme uzlaştırması birlikte gereklidir.

Geç bulunan belge her farkı sıfırlamayabilir

Alıştırma: Yeni H8 belgesi B malzemesinin 10 adedinin 11.55’te L1’den L2’ye aktarıldığını, 15.00’te kaydedildiğini doğrulasın. Fiziksel sayımlar 58 ve 30 olarak aynı kalsın. B için beklenenleri, iki farkı ve toplam farkı hesaplayın. ‘Transfer bulundu, bütün B farkı kapandı’ yorumunun doğru olup olmadığını inceleyin.

B/L1 beklenen 60 − 10 = 50; fark 58 − 50 = +8. B/L2 beklenen 40 − 10 + 10 = 40; fark 30 − 40 = −10. Toplam beklenen yine 90, fiziksel 88; toplam fark −2. Transfer lokasyon dağılımını değiştirir, eksik iki adedi açıklamaz. Belge ve sayım kapsamı yeniden araştırılır.

Son dosyada önce sayımın anını, sonra hangi hareketlerin hesaba girdiğini gösterin. Açıklanmayan farkın kalması tamamlanmamış bir hesap demek değildir; doğru hesap araştırılacak alanı daraltmış olabilir. Depo, üretim ve finans aynı kaynak kimliklerini kullandığında sonraki düzeltmenin hangi yeni kanıttan doğduğu da izlenebilir.