Yapay zekâyla haftalık plan yaparken kapasitenizi nasıl korursunuz?

Boş görünen saatlerin tamamı kullanılabilir mi?

Pazar akşamı yapay zekâya haftalık hedeflerinizi verdiniz. Çıktıda her gün dolu, bütün işler cuma akşamına yetişiyor. Fakat salı günü bir görüşme uzadığında planın tamamı bozuluyor. Sorun sizin yeterince disiplinli olmamanızdan önce, planın hangi kapasite varsayımıyla kurulduğu olabilir. Bir işin takvimde yazılı olması, onu yapacak kesintisiz zamanın gerçekten bulunduğunu göstermez.

Planlama görevini iki parçaya ayırın: önce kullanılabilir zamanı hesaplayın, sonra işleri uygun aralıklara yerleştirin. Yapay zekâ alternatifleri düzenleyebilir; süre tahminlerinizi veya kişisel önceliklerinizi sizin yerinize doğrulayamaz. Bu uygulamada iş dışındaki bir gelişim projesi için ayrılmış saatleri kullanacağız. Uyku, bakım sorumlulukları ve dinlenme süresi, boşluk yaratmak için otomatik azaltılacak alanlar değildir.

Atlassian’ın kapasite çalışması, toplantılar ve gündelik ek işler dahil gerçek zaman kullanımını görünür kılmayı önerir. Buradaki kişisel plan bu yaklaşımın bir uyarlamasıdır. Herkes için standart çalışma haftası veya bilimsel olarak en iyi tampon oranı önermiyoruz; örnekteki saatleri siz belirlemişsiniz gibi kabul ediyoruz.Kaynak: Atlassian Team Playbook — Capacity planning

İlk tablo yalnızca zaman hesabını yapsın

Bu tablo, belirlediğiniz saatlerin başka yükümlülüklerle çakışmadığı varsayımıyla hazırlanmıştır. Cuma günündeki iki saatlik görev kapasitesi tek bir kesintisiz aralıktır. Diğer günlerde birer saatlik aralık vardır. Tampon ise başlangıçta herhangi bir göreve tahsis edilmez. Hem tamponu koruyup hem aynı saati bir işe yazarsanız kapasiteyi iki kez kullanmış olursunuz.

Her satırda ayrılan süreden sabit işi ve tamponu çıkarın. Ardından satır sonuçlarını toplayın: 10 − 3 − 1 = 6 saat. Bu hesap size hangi işin önemli olduğunu söylemez; yapılabilir iş yükünün üst sınırını gösterir. Listeyi henüz modele göndermeden toplamı kendiniz bulmanız, sonradan üretilen takvimi kontrol etmek için bağımsız bir dayanak sağlar.

Her işin süresini ve bölünüp bölünemeyeceğini yazın

Görevler toplam 9,5 saat istiyor. Kapasite 6 saat olduğundan 3,5 saatlik iş dışarıda kalmalı. E ve F’nin ertelenmesi bu senaryoda öncelik kararınızla uyumludur. Modelin bütün görevleri bitmiş göstermek için süreleri küçültmesini kabul etmeyin. Tahmini değiştirecek yeni bir bilgi varsa onu ayrıca kaydedin; yalnızca tabloyu doldurmak için yapılan kısaltma yeni bilgi değildir.

B işinin bir buçuk saati, toplam süre hesabından ayrı bir koşuldur. Pazartesi yarım saat ve salı bir saat ayırmak toplamı tutturur, fakat kesintisiz kayıt ihtiyacını karşılamaz. C’nin de A bitmeden başlamaması gerekir. Bu iki koşul, görünüşte dengeli bir takvimin uygulamada neden başarısız olabileceğini gösterir.

Modelden önce uygulanabilirliği kontrol etmesini isteyin

Bağlam: Kişisel gelişim projem için haftalık çalışma planı hazırlıyorum.
Girdi: [kapasite tablosu] ve [A–F görev listesi].
Görev: Önce saat toplamını ve bütün işlerin sığıp sığmadığını kontrol et. Ardından yalnızca bu hafta öncelikli işleri uygun aralıklara yerleştir.
Kısıtlar: Süreleri azaltma, sabit işleri taşıma, tamponu kullanma. B kesintisiz 1,5 saat ister; C ancak A tamamlandıktan sonra başlayabilir. Yeni boş zaman uydurma.
Çıktı: Gün | iş ve süre | kalan kapasite tablosu; ertelenen işler; çözülemeyen çakışmalar.
Kontrol: Her gün ve hafta toplamı tutmalı, bağımlılıklar sağlanmalı. Çözüm yoksa hangi koşulun değişmesi gerektiğini söyle.

Pazartesi: A — 1 saat.
Salı: A — 1 saat; A tamamlanır.
Çarşamba: C — 1 saat.
Perşembe: D — 1 saat.
Cuma: B — kesintisiz 1,5 saat; D — 0,5 saat.
Görev toplamı: 6 saat. E ve F ertelendi: 3,5 saat.
Sabit işler: 3 saat. Korunan tampon: 1 saat. Ayrılan toplam: 10 saat.

Bu çıktı bir takvim hesabına yazılmadı ve belirli bir AI aracında çalıştırılmış oturum değildir. Çözümün tek doğru sıralama olması da gerekmez. Örneğin D başka bir uygun güne kayabilir. Kontrol edeceğiniz şey modelin bizim sıramızı kopyalaması değil, belirlediğiniz kısıtların her alternatifte korunmasıdır.

Hafta değiştiğinde hangi sözü geri çekiyorsunuz?

• Günlük görev sürelerini yeniden toplayın; haftalık toplamın tutması tek başına yeterli değildir.
• Kesintisiz işlerin gerçekten tek aralıkta kaldığını ve öncül işlerin bittiğini kontrol edin.
• Ertelenen işleri görünür tutun; sessizce listeden silinmiş işleri tamamlanmış saymayın.
• Tahmin ile gerçekleşen süreyi ayrı kaydedin; sonraki hafta süreleri bu gözleme göre düzeltin.

Bir iş beklenenden uzun sürerse önce kalan kapasiteyi hesaplayın. Tampon kullanımı bilinçli bir karar olabilir, fakat o zaman tamponun artık bulunmadığını da yazın. Aynı beklenmedik işi hem ek görev listesinde hem gerçekleşen süre içinde iki kez saymayın. Gün sonunda hangi çıktının hazır olduğunu kontrol etmek, takvimde geçirilen saati tamamlanmış iş sanmanızı önler.

Küçük alıştırma: Cuma gününün iki saatlik görev aralığı iki ayrı birer saate bölünsün; diğer bütün koşullar aynı kalsın. Altı saatlik toplam hâlâ vardır, ama B için kesintisiz bir buçuk saat bulunmaz. Doğru cevap, bütün işleri sığdırmak değildir. B’yi ertelemek, uygun yeni bir aralık bulmak veya kayıt biçiminin bölünebilir olup olmadığını yeniden değerlendirmek gerekir. Kararı siz vermeden model koşulu değiştirmemelidir.

Kendi haftanızda önce tek bir projeyi bu şekilde planlayın. Elinizde uygulanabilir bir takvim kadar, bu hafta yapmayacağınız işler listesi de olsun. Böylece yapay zekânın katkısını planın ne kadar dolu göründüğüyle değil, değişen koşullarda hangi kararları açık tuttuğuyla değerlendirebilirsiniz.