Eğitimden sonra yapay zekâ kullanılmıyorsa engel nerede?

Kullanılmayan aracın nedeni tek olmayabilir

Eğitimden iki hafta sonra sekiz kişilik ekibin yalnızca ikisi yapay zekâyı yeniden kullanmış görünüyor. Bu bilgiden ‘Diğerleri öğrenemedi’ sonucunu çıkarmak kolaydır. Oysa birinin uygun görevi çıkmamış, diğerinin hesabı açılmamış olabilir. Kullanım bir sonuçtur; onu mümkün kılan koşullar hakkında tek başına yeterli açıklama vermez. Bu çalışmada düşük kullanım sayısını doğrudan yeni eğitim kararına çevirmeden önce engelin yerini bulacağız.

Sekiz kayıt tamamen sentetiktir. Çalışanların gerçek etkinlik günlükleri izlenmez, kişisel performans sıralaması yapılmaz. Her kişi için aynı iki haftalık gözlem penceresindeki tek bir hedef iş akışına bakıldığını varsayıyoruz. Uygun görev, eğitimde çalışılan yeteneklerin kullanılabileceği ve kurumun bu kullanımına izin verebileceği bir iş demektir. Her işin mutlaka yapay zekâyla yapılması beklenmez.

Microsoft’un benimseme rehberi, kullanım ölçümlerini kullanıcı geri bildirimi ve başarı ölçütleriyle birlikte izlemeyi, bulgulara göre yaklaşımı düzenlemeyi ele alır. Aşağıdaki aşamalar bu düşünceyi somutlaştıran özgün bir eğitim örneğidir; Microsoft’un resmi puanlama sistemi değildir. Sayıları, insanları etiketlemek için değil, hangi çalışma koşulunun iyileştirileceğini seçmek için kullanacağız.Kaynak: Microsoft 365 — Benimseme rehberi

Her kaydı ulaştığı aşamayla okuyun

Bu tablo iç içe ilerleyen tek bir akış varsayar. Bir aşamayı geçen kayıt önceki aşamaları da geçmiştir. Sonraki aşama için bilgi yoksa ‘başarısız’ yazmıyoruz; örneğin W2’nin erişimden sonra ayrıca onay bekleyip beklemeyeceği henüz bilinmiyor. Gerçek işlerde aşamalar farklı sırada veya paralel yürüyebilir. Bu durumda aynı toplamları kullanmadan önce akış tanımınızı uyarlamanız gerekir.

İlk engel, kişinin tek sorunu demek değildir. W4 destek istedi diye motive olmadığını, W5’in çıktısı kabul edilmedi diye becerisiz olduğunu varsaymayın. Kabul edilmeme nedeni eksik kaynak veya gerçekçi olmayan görev de olabilir. Görüşmede somut görev, beklenen çıktı ve eksik koşul sorulur. Kişinin niyetini tahmin eden bir model özeti, çalışma kaydının yerine geçmez.

Aşama sayıları farklı soruları yanıtlar

Deneyenler arasında kabul oranı 3 / 4 = yüzde 75’tir. Eğitime katılanların tamamı içinde bu dönemde kabul edilen çıktıya ulaşanların oranı 3 / 8 = yüzde 37,5’tir. İkisi de doğru hesaplanmıştır ama farklı soruları yanıtlar. İlk oran deneme sonrası sonucu, ikincisi bütün grubun gözlem penceresindeki ilerlemesini anlatır. Hiçbiri tek başına eğitimin nedensel etkisi veya çalışanların yeterlilik oranı değildir.

Tekrar kullananların 2 / 8 olması da diğer altı kişinin kullanımı reddettiğini göstermez. W6’da tekrar fırsatı yoktur. Uygun görev sıklığı haftalar arasında değişebilir; pencereyi uzattığınızda sayılar başka bir soruya cevap verir. Raporun başına dönem aralığını ve hedef iş akışını yazın. Birden çok görevi olan kişiyi bazen kişi, bazen görev sayarak paydaları karıştırmayın.

Her engele uygun bir takip kanıtı koyun

Sekiz sentetik kaydı kullan. Aşama sayılarını doğrula; kabul/deneme ve kabul/eğitim oranlarını ayrı hesapla. Kullanılmama nedenini motivasyon veya yetenek diye tahmin etme. Her açık engel için uygun sorumlu rolü, sonraki adım ve tamamlandığını gösteren kanıt öner. W1 ve W6'nın görev fırsatı durumunu eğitim başarısızlığı olarak yazma. Sonuçları uygulanmış kurum ölçümü olarak sunma.

W2 / Araç sorumlusu: erişimi düzenle; hedef araca başarılı giriş kanıtı al.
W3 / Süreç sahibi: uygun kullanım kararını netleştir; onay kapsamını kaydet.
W4 / Eğitim sorumlusu: kısa rehberli görev uygula; kişinin yeni bir örnekte tek başına başlayabilmesini gözle.
W5 / İş sahibi: kabul edilmeyen çıktıyı ölçütleriyle incele; eksik kaynak mı beceri mi ayır.
W1 ve W6: uygun yeni görev oluştuğunda tekrar değerlendir.
Kabul/deneme: yüzde 75. Kabul/eğitim: yüzde 37,5. Bunlar ayrı paydalardır.

Erişim sorunu için daha fazla genel eğitim düzenlemek engeli doğrudan çözmez. Tersine, araç hesabı açılmış olması da doğru çıktı üretebildiğini göstermez. Beceri sorusu ortaya çıktığında ilgili eğitim sonrası değerlendirme yazısındaki yeni görev yaklaşımını kullanabilirsiniz. Kullanım koşulları incelemesi ile beceri değerlendirmesi birbirini tamamlar; aynı ölçüm değildir.

Dört haftalık takipte hangi engel gerçekten kapandı?

W1–W8 için takip planını faaliyetlerle değil kapanış kanıtlarıyla yazın. Aşağıdaki haftalar örnek plan dönemleridir; çalışanların bu tarihlerde mutlaka ilerlediği varsayılmaz. Erişim, onay ve beceri desteği farklı sahiplerdedir. Bir oturum düzenlenmiş olması denemenin veya kabulün arttığını kanıtlamaz. Yeni gözlem gelene kadar mevcut aşama sayıları korunur.

W2'nin erişimi açıldığında erişim sayısı altıdan yediye çıkabilir; onay ve deneme için yeni kanıt gerekir. W6'ya uygun görev oluşmamışsa tekrar kullanmaması başarısızlık sayılmaz. Eğitimde öğrenilen beceri yeni görevde, kullanım fırsatı iş koşullarında, iş sonucu ise kabul edilen teslimde incelenir. Bu üç inceleme birbirini tamamlar ama aynı yüzdeyle anlatılmaz. Takip raporu kişilerin bütün yazışmalarını değil, hedef iş için gerekli asgari kanıtı taşır.

Kapanan engelden sonraki durumu yeniden sorun

Takip tablosunda yalnızca ‘aksiyon tamamlandı’ kutusu bulunmasın. Engelin gerçekten kalktığını gösteren kanıt, kontrol tarihi ve sıradaki durum yer alsın. Örneğin erişim verildiğinde kişi ilgili göreve başlayabiliyor mu, süreç onayı gerekiyor mu, kaynak dosyası hazır mı soruları yeniden açılabilir. Aynı kişiyi her aşamada otomatik ilerletmek, iyileşmenin etkisini olduğundan büyük gösterir.

1. Hedef görev ve gözlem dönemi sabit mi?
2. Kişi sayısı ile görev sayısı ayrılmış mı?
3. Paydalar raporda açık mı?
4. Engel, gözlenen kanıtla mı tanımlandı?
5. Takip sorumlusu ve kapanış kanıtı belli mi?

Küçük alıştırma: W2’nin erişimi açıldı. Başka bir yeni bilgi yok. Erişim aşamasına ulaşan sayı altıdan yediye çıkar; onayı tamamlanan sayı hemen altıya çıkmaz, beşte kalır. W2’nin onay durumu ayrıca kontrol edilmelidir. Deneme, kabul ve tekrar kullanım sayıları da sırf hesabı açıldı diye değişmez. Bu ayrım, destek faaliyetini gerçekleşmiş kullanım başarısı olarak saymayı önler.

Raporu bir toplu gelişim tablosu ve az sayıda açık takip maddesiyle tamamlayın. Kişilerin bütün yazışmalarını veya form metinlerini toplayan bir gözetim dosyasına ihtiyaç yoktur. İş için gerekli kanıtı kullanarak görev fırsatı, araç erişimi, süreç onayı ve beceri desteğini ayırabilir; bir sonraki adımı hangi koşulun gerektirdiğini açıkça gösterebilirsiniz.