Kurumsal yapay zekâ lisanslarını yenilerken hangi kanıtlara bakmalısınız?

Kullanılmayan lisans görüldüğünde ilk soru neden kullanılmadığıdır

Yenileme dönemi yaklaşırken yönetici otuz lisansın yalnız on sekizinin etkin kullanıldığını görüyor. AI'a ‘gereksiz lisansları bul’ denildiğinde hemen on iki lisansın kapatılması önerilebilir. Oysa atama yapılmaması, erişim sorunu, görevin henüz başlamaması ve gerçekten ihtiyaç kalmaması farklı durumlardır. Yenileme kararı, mevcut kullanımın yanında gelecek dönem talebini ve sözleşmenin hangi değişikliğe izin verdiğini de görmelidir.

Bu uygulamada A ve B adlı iki sentetik abonelik kullanıyoruz. Ürün adları, fiyatlar, kullanıcı sayıları ve sözleşme koşulları eğitim için oluşturulmuştur; piyasa teklifi değildir. A rapor taslaklarında, B belge sorularında kullanılıyor. Aynı iş çıktısını üretmedikleri için birim maliyetleri doğrudan kalite sıralaması yapılmayacak. Çıktı, hangi abonelikte hangi adet seçeneğinin mümkün olduğunu ve öngörülen gider farkının hangi koşula dayandığını açıklayan yenileme notudur.

Atanmış, etkin ve sonuç üretmiş farklı alanlardır

Etkin kullanım, bu örnekte ay içinde en az bir tanımlı iş çalıştırmak olarak kaydedilmiştir. Oturum açmak tek başına etkinlik değildir; kabul edilen iş ise süreç sahibinin kontrolünden geçen çıktıdır. A'da atama oranı 24/30 = yüzde 80, satın alınan lisansa göre etkinlik 18/30 = yüzde 60'tır. Atanan kullanıcıya göre etkinlik 18/24 = yüzde 75 olur. Üç oran da farklı soruya cevap verdiğinden raporda paydalarıyla yazılmalıdır.

B'nin atanma oranı yüzde 90, satın alınan lisansa göre etkinliği yüzde 60'tır. A ile aynı yüzde 60 değeri, iki hizmetin aynı faydayı sağladığını göstermez. Aylık lisans giderleri ikisinde de 3000 TL olsa da A için 3000/180 ≈ 16,67 TL/rapor taslağı, B için 3000/90 ≈ 33,33 TL/belge yanıtı bulunur. İş birimleri farklıdır; ‘A iki kat iyi’ sonucuna varılamaz. Bu hesaplar ayrıca yalnız lisans giderini kapsar, bütün işletim maliyetini değil.

Yeni fiyat ve asgari adet kararın uygulanabilirliğini değiştirir

A'nın 22 kişilik teyitli ihtiyacı 18 etkin kullanıcının devamı, erişim sorunu çözülecek iki mevcut kullanıcı ve iki yeni katılımcıdan oluşuyor. Diğer iki atanan kullanıcı ayrılmış, iki kullanıcı içinse onaylı görev bulunmuyor. Altı lisans hiç atanmamıştı. Bu açıklama toplamları uzlaştırır: 24 atanmış = 18 etkin + 2 erişim + 2 ayrılan + 2 görevsiz. Gelecek ihtiyacın 22 olması yalnız bugünkü etkin sayıyı kopyalayarak bulunmamıştır.

FinOps SaaS yaklaşımı yenileme ve sözleşme koşullarını kullanım verisiyle birlikte izlemeyi önerir. Burada A'nın adet azaltma esnekliği ve B'nin asgari adedi bu yüzden ayrı alanlarda tutuluyor. Verilen fiyatlar, tanımlar ve karar eşikleri özgün örnektir; FinOps tarafından belirlenen paket şartları değildir.Kaynak: FinOps Foundation — FinOps for SaaS

A'yı yalnız on sekiz etkin kullanıcıya indirmek 22 kişilik teyitli ihtiyacı karşılamaz ve asgari yirmi koşulunun da altındadır. B'yi on iki etkin kullanıcıya indirmek ise verilen sözleşmeye göre mümkün değildir. B'nin on dört kişilik gelecek ihtiyacı bulunması bu alt sınırı değiştirmez. Yapay zekâ aritmetik olarak ucuz bir satır üretebilir; uygulanabilir seçenek için iş ihtiyacı ve sözleşme koşulları birlikte sağlanmalıdır.

Tahmini gider farkına gerçekleşmiş tasarruf demeyin

A için 22 lisans seçeneği teyitli ihtiyacı ve asgari adedi karşılıyor; gelecek ay öngörüsü 2420 TL. B'de 20 altına inilemediği için 3400 TL öngörülüyor; ihtiyaç ve alternatifler ayrıca incelenecek. Toplam 5820 TL, mevcut adetlerle yeni fiyat üzerinden yenileme seçeneğinden 880 TL düşük. Bugünkü toplam gider 6000 TL olduğundan bugüne göre fark yalnız 180 TL. Henüz yenileme ve fatura gerçekleşmedi; 880 TL gerçekleşmiş nakit tasarruf değildir.

Karşılaştırma tabanının değişmesi farkı değiştirir. 880 TL, yeni fiyatlarla aynı adetleri koruma senaryosuna göredir. Bugünkü giderle kıyaslandığında fiyat artışları sonucu farklı görünür. Rapor iki tutarı da açıklamalı ve finans sahibinin hangi karşılaştırmayı karar için kullandığını belirtmelidir. Ayrıca örnekte geçiş ücreti, ek paket ve kur etkisi olmadığı varsayılmıştır. Gerçek teklifte varsa öngörüye eklenmeden satın alma kararı tamamlanmış sayılmaz.

Kullanıcıların zaman kazanımı ayrı bir kanıttır. Taslak başına daha az süre harcanması yararlı olabilir, fakat bu sürenin parasal karşılığını aynı lisans gider farkına nakit fayda diye eklemek çift sayım veya gerçekleşmemiş fayda yaratabilir. Eğitimden sonra kullanım engelleri yazısındaki yöntem, erişim ve beceri sorunlarını incelemeye yardımcı olur. Lisans kapatma kararı çalışan performansına otomatik hüküm vermemelidir; onaylı iş ihtiyacı ve koşullar incelenir.

Yenileme kararını kaynağıyla birlikte yeniden üretin

İki aboneliğin son ay kullanımını ve yeni sözleşme tablosunu kullan. Satın alınan, atanan, etkin ve kabul edilen iş sayılarını ayır. A için 22 teyitli kullanıcı ve asgari 20; B için asgari 20 koşulunu koru. Mevcut adetlerle yeni fiyatı, önerilen adetleri ve bugünkü gideri ayrı karşılaştır. Farkları gelecek dönem öngörüsü olarak etiketle. Sözleşme değişikliği, çalışan değerlendirmesi veya gerçekleşmiş tasarruf uydurma. Karar notuna eksik bilgi ve sorumlu ekle.

1. Kullanıcı durumları atanan toplamla uzlaşıyor mu?
2. Gelecek ihtiyaç yalnız bugünkü etkin sayıya indirgenmiş mi?
3. Yeni fiyat ve asgari adet koşulları kullanılmış mı?
4. Her gider farkının karşılaştırma tabanı açık mı?
5. Zaman faydası, nakit gider ve kabul edilen iş birimi ayrılmış mı?

Küçük alıştırma: A'da erişim sorunu yaşayan iki kullanıcı gelecek dönem başlamayacak olsun; diğer koşullar aynı. Teyitli ihtiyaç ve yeni öngörü nedir? Cevap anahtarı: 18 devam eden + 2 yeni = 20 kullanıcı gerekir. Asgari adede uygundur. A gideri 20×110 = 2200 TL, B ile toplam 5600 TL olur. Yeni fiyatla mevcut adetleri koruma tabanına göre fark 1100 TL'dir. Bu da sözleşme uygulanıp gider doğrulanana kadar öngörüdür.

Yenileme sonrası ilk faturada adet ve birim fiyatı karar notuyla karşılaştırın. Beklenen değişiklik gerçekleşmediyse nedenini kayıt altına alın; onay tarihi kaçmış veya farklı paket faturalandırılmış olabilir. Böylece dosya tek seferlik maliyet azaltma sunumu olmaktan çıkar. Kurum hangi kararı hangi kullanım ve sözleşme kanıtıyla verdiğini, ardından bu kararın giderlere nasıl yansıdığını görebilir.