Excel’de yapay zekâya analiz yaptırmadan önce: Şişen toplamları yakalamak.

Üç sipariş, iki farklı toplam

Sipariş listenizin toplamı 3.500 TL. Sevkiyat bilgilerini ekledikten sonra yapay zekâya kısa bir durum özeti hazırlatıyorsunuz; özetin içinde 7.700 TL yazıyor. Model hesabı doğru toplamış olabilir. Hata, sipariş tutarının her sevkiyat satırında yeniden görünmesidir. Bu durumda bir kez daha toplamak veya daha ayrıntılı bir prompt yazmak tek başına çözüm sağlamaz. Önce her satırın neyi temsil ettiğini belirlemek gerekir.

Bir tabloda bir satır bir sipariş, diğerinde bir sevkiyat olabilir. Tek sipariş üç ayrı sevkiyatla gönderildiyse iki tabloyu eşleştirmek sipariş bilgisini üç satırda gösterebilir. Bu ilişki olağandır; fakat siparişe ait tutarı sevkiyat satırları üzerinden toplamak yanlış soruyu yanıtlar. Analizden önceki görevimiz, ölçüyü doğru satır düzeyinde tutmaktır.

Örnek veriyi iki ayrı tablo olarak okuyun

Aşağıdaki kayıtlar özgün sentetik eğitim verisidir; müşteri veya finansal sonuç göstermez. Tutarlar yalnızca sipariş bedelidir. Ödeme, fatura, iade, vergi ve gelir muhasebesi bilgisi verilmediğinden bu örnekten ciro veya tahsilat sonucu çıkarılmayacak. İki tabloyu bir çalışma sayfasına aktarabilir veya doğrudan metin olarak kullanabilirsiniz.

Sipariş tablosunda sipariş kimliği tekildir: S-01 bir kez bulunur. Sevkiyat tablosunda ise S-01 iki kez geçer; burada tekil olan alan sevkiyat kimliğidir. Bu farkı bilmeden ‘tekrarları kaldır’ demek V-01 veya V-02 kaydını silebilir. Aynı siparişe bağlı iki satır, aynı olayın yanlışlıkla iki kez kaydedildiği anlamına gelmez.

Birleştirmenin görünmez bedeli

Power Query belgelerinde birleştirme, ortak sütun değerleri üzerinden ilişkili tablonun eşleşen satırlarını getiren işlem olarak açıklanır. Satırları alt alta koyan ekleme işlemi farklıdır. Bu örnekte sipariş kimliğiyle eşleştirip sevkiyat ayrıntılarını satırlara açarsanız, bir siparişin birden çok eşleşmesi görünür olur.Kaynak: Microsoft Support — Combine multiple queries (Power Query)

Sipariş toplamı: 1200 + 800 + 1500 = 3500 TL.
Sevkiyat satırlarından hatalı toplam: 2 × 1200 + 1 × 800 + 3 × 1500 = 7700 TL.
Sipariş adedi: 12 + 8 + 15 = 35.
Sevk edilen adet: 5 + 7 + 8 + 4 + 6 + 5 = 35.

Satır sayısının üçten altıya çıkması tek başına hata değildir; ayrıntı tablosu gerçekten altı sevkiyat göstermelidir. Hata, bu altı satırın hangi ölçüler için toplanabilir olduğunu unutmakta ortaya çıkar. Gönderilen adet, her sevkiyatta o olaya ait miktarı gösterir. Sipariş tutarı ise bütün siparişe aittir. İki sütunun aynı tabloda durması aynı biçimde toplanabilecekleri anlamına gelmez.

Çözümü raporun sorusuna göre seçin

Yalnızca toplam sipariş tutarını istiyorsanız, sipariş tablosunu kullanın. Sevkiyat tablosunu bu hesaba katmak gereksizdir. Hem sipariş tutarını hem gönderilmiş adedi sipariş bazında görmek istiyorsanız, önce sevkiyatları sipariş düzeyinde özetleyin. Böylece her sipariş tek satırla eşleşir. Bu örnekte uygulanacak yol budur.

1. Her iki tablodaki sipariş kimliklerinin aynı yazım ve veri türünde olduğunu kontrol edin; boş kimlikleri ayrı tutun.
2. Sevkiyatları sipariş kimliğine göre gruplayın. Gönderilen adetleri toplayın ve satır sayısını sevkiyat sayısı olarak kaydedin.
3. Özetin her sipariş için tek satır içerdiğini doğrulayın. Sipariş tablosunu ana tablo olarak koruyup bu özeti sipariş kimliğiyle eşleştirin.
4. Sipariş adedi, tutar, sevk edilen adet ve sevkiyat sayısını yan yana gösterin. Eşleşmeyen siparişleri kaybetmeyin; inceleme alanında belirtin.
5. Birleştirme öncesi ve sonrası sipariş sayısını ve tutar toplamını karşılaştırın.

Sevkiyat başına parasal değer istendiğinde ise ayrı bir dağıtım kuralı gerekir. Sipariş tutarını sevkiyat sayısına bölmek, miktarlar eşit değilse yanıltabilir. Adede göre dağıtmak da her ürünün aynı birim bedele sahip olduğu gibi ek koşullar gerektirir. Bu veri seti böyle bir muhasebe veya fiyatlama kuralı tanımlamadığı için sevkiyat tutarı üretmiyoruz.

Yapay zekâdan önce ilişkiyi açıklamasını isteyin

Bağlam: Sipariş tutarını ve sevk edilen adedi sipariş bazında raporlamak istiyorum.
Girdi: [Siparişler tablosu] ve [Sevkiyatlar tablosu]. Siparişler bir siparişi, sevkiyatlar bir gönderim olayını temsil eder.
Görev: Önce tekil anahtarları ve tablolar arasındaki ilişkiyi açıkla. Sonra sevkiyatları sipariş bazında özetleyip siparişlerle eşleştirme adımlarını öner.
Kısıtlar: Sipariş tutarını sevkiyat satırlarından toplama. Gerçek sevkiyatları tekrar sanarak silme. Eksik eşleşmeyi otomatik olarak sıfır kabul etme. Ciro veya tahsilat iddiası üretme.
Çıktı: Ön kontrol bulguları, dönüşüm adımları, beklenen sipariş özeti ve kontrol toplamları.
Kontrol ölçütleri: Üç sipariş korunmalı; tutar 3500 TL, sevk edilen adet 35 olmalı. Fark varsa analizi durdur ve nedenini araştır.

Bu prompt bir Excel dosyasına otomatik erişim sağlamaz. Kullandığınız aracın izinli veri girişine göre tabloları ekleyin; dosya yükleme özelliğini varsaymayın. Yanıt bir formül veya dönüşüm kodu içeriyorsa önce kopya bir çalışma sayfasında deneyin. Yukarıdaki çıktı elle kurulmuş öğretim örneğidir; belirli bir AI aracının başarıyla çalıştırılmış sonucu olarak sunulmaz.

Toplam tutsa bile şu üç durumu ayırın

Bir siparişin hiç sevkiyat kaydı yoksa bu, henüz gönderim yapılmadığı anlamına gelebilir. Fakat aktarım eksik de olabilir. Önce veri kapsamını doğrulayın; boş değeri sıfıra çevirmek bir iş kararıdır. Aynı şekilde bir sevkiyatın sipariş tablosunda karşılığı yoksa kaydı sessizce atmayın. Eşleşmeyen kayıtları ayrı bir listeye almak, güzel görünen fakat eksik bir rapordan daha kullanışlıdır.

Aynı sevkiyat kimliği iki kez bulunuyorsa bu kez gerçek bir tekrar ihtimali vardır. Yine de hangi kaydın geçerli olduğunu tarih, kaynak veya durum bilgisiyle belirleyin. Sadece toplamı 3.500 TL yapmak için satır silmeyin. Kontrol toplamı bir alarmdır; tek başına bütün satırların doğru olduğunu kanıtlamaz. Bir fazla ve bir eksik kayıt birbirini sayısal olarak dengeleyebilir.

Küçük denemeniz şu olsun: S-03 için V-07 adlı, iki adetlik yeni bir sevkiyat ekleyin. Sipariş tutarı 3.500 TL kalmalı; sevk edilen toplam 37 olmalı. S-03 için 17 adet gönderim, 15 adet siparişi aştığından inceleme gerektiren fark görünmelidir. Sistemin bu farkı gizlemeden göstermesi, yalnızca ilk örneğin toplamını tutturmasından daha güçlü bir kontroldür.